Notion

Ứng dụng Notion là một trong những công cụ giúp quản lí thông tin đa năng và đa nền tảng, cho phép người dùng tổ chức, ghi chú và làm việc một cách linh hoạt. Ở thời điểm hiện tại, Notion phát triển và hỗ trợ người dùng trên nhiều nền tảng, bao gồm máy tính đề bàn (Windows và macOS), ứng dụng trên điện thoại và trình duyệt web. 

Khác với các ứng dụng quản lí thời gian khác, Notion có cách sắp xếp các tệp ghi chú hết sức độc đáo. Với một giao diện linh hoạt, người dùng có thể tạo các bảng, danh sách, cây thư mục và ghi chú một cách trực quan. Tương tự việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị máy tính hoặc laptop, Notion giúp người dùng lưu trữ thông tin thành nhiều tầng với các phân bậc khác nhau. 

Người dùng có thể tìm kiếm các thư mục và thông tin một cách dễ dàng thông qua cách sắp xếp của Notion.

Bên cạnh chức năng quản lí thời gian và công việc cá nhân, người dùng còn có thể chia sẻ tài liệu với những người dùng khác trong cộng đồng. Trong một dự án, người sử dụng Notion có thể chia sẻ với các thành viên trong nhóm tham gia vào trang làm việc chung. Thông qua đó, tất cả mọi người đều có thể nắm bắt được tiến độ cũng như khối lượng công việc.

Đặc biệt, một trong những điểm độc đáo mà Notion xây dựng chính là đề cao những trải nghiệm cá nhân hóa của người dùng. Bên cạnh những giao diện được thiết kế mặc định, người dùng có thể thoả sức sáng tạo những giao diện mà mình thích với các hình ảnh, màu sắc, nội dung phù hợp với bản thân hoặc doanh nghiệp.

Bên cạnh những thiết kế mặc định, người dùng có thể tự thiết kế hoặc sử dụng những mẫu thiết kế được trao đổi miễn phí giữa những người trong cộng đồng Notion.

Với những công cụ mà Notion cung cấp cho người dùng, có thể thấy, Notion là một trong những ứng dụng được người dùng yêu thích và tin cậy bởi tính đa nhiệm cũng như khả năng tùy chỉnh cao, tích hợp công cụ và khả năng cộng tác.

Trello

Trello là ứng dụng quản lí dự án và công việc một cách trực quan, sinh động. 

Trello vận hành bằng cách cung cấp giao diện thẻ (Card) và bảng (Board). Người dùng có thể di chuyển các thẻ đại diện cho một trong việc nhất định giữa các bảng tương ứng với từng giai đoạn thực hiện công việc, ví dụ “đang làm”, “đã làm”, “chưa làm” hay “hoàn thành” . Thông qua đó, người dùng sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về các công việc cần làm, từ đó theo dõi và phân loại công việc một cách trực quan. 

Trello cung cấp một giao diện dễ sử dụng, người dùng có thể quản lí dự án và công việc ở mọi lúc, mọi nơi.

Khi lựa chọn và quyết định sử dụng ứng dụng Trello để quản lí dự án và công việc, người dùng sẽ được cung cấp các tiện ích khác được Trello tích hợp như Google Drive, Dropbox và nhiều ứng dụng quản lí khác. 

Vì là ứng dụng tập trung phát triển về mặt quản lí dự án và công việc, Trello cho phép người dùng mời thành viên trong nhóm tham gia vào bảng và cùng làm việc. Người dùng cũng có thể gắn các tệp đính kèm, thảo luận và gán nhãn cho các thẻ để cùng nhau làm việc hiệu quả, góp phần cung cấp những điều kiện thuận lợi nhất cho việc cộng tác và giao tiếp trong nhóm.

Với tính trực quan, sinh động và linh hoạt, có thể nói, Trello đã trở thành một công cụ quản lý dự án phổ biến trong nhiều lĩnh vực và nhóm làm việc.

Google Calendar

Được biết đến như một cuốn lịch trực tuyến, Google Calendar là một trong những ứng dụng được cung cấp với Google, cho phép tạo những sự kiện, lịch trình hay thời khoá biểu cá nhân hoặc chia sẻ nó với người khác. 

Giao diện Google Calendar rất dễ sử dụng, thông qua việc tạo các cuộc hẹn, thời khoá biểu, sự kiện và các thông báo nhắc nhở, chúng ta mới có thể tạo cho mình một cuốn lịch cá nhân trực tuyến. 

Do được đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau, người dùng có thể dễ dàng truy cập Google Calendar bất cứ lúc nào, trên bất kỳ thiết bị nào. Khi một thay đổi được thực hiện, Google Calendar cũng sẽ đồng bộ chúng trên những thiết bị còn lại, con người sẽ không gặp phải tình trạng bị lỡ mất những thông tin quan trọng.

Khi có một sự kiện diễn ra, ta có thể sử dụng các chức năng được Google Calendar tích hợp với các ứng dụng khác như đồng bộ các sự kiện từ Gmail để nhận được thông báo nhắc nhở. Đối với các cuộc họp trực tuyến, Google Calendar cũng liên kết với ứng dụng Google Meet để người dùng có những trải nghiệm tốt nhất.

Người dùng có thể sử dụng Google Calendar để quản lí cuộc sống một cách dễ dàng từ công việc, học tập và giải trí.

Ngoài việc sử dụng cho mục đích cá nhân, người dùng cũng có thể chia sẻ lịch biểu với người khác và mời họ tham gia vào các sự kiện khi cần thiết. Tùy theo phân quyền được cấp, người tham gia sẽ được tham gia với các trạng thái như “chỉnh sửa”, “xem” hoặc “nhận xét”.

RescueTime

Với sự phát triển của công nghệ, ứng dụng RescueTime ra đời với nhiệm vụ cung cấp công cụ quản lí thời gian, giúp con ngườitính toán và theo dõi thời gian bản thân dành cho các ứng dụng giải trí, các trang web trên máy tính và thiết bị di động trong một ngày.

Bằng cách cung cấp chi tiết về thời gian dành cho từng hoạt động và tổng thời gian người dùng sử dụng điện thoại hoặc máy tính, người dùng có thể nhận biết được trong một ngày, họ dành nhiều thời gian cho việc gì và đó có phải là một ngày làm việc hiệu quả hay không.

Sau khi có dữ liệu, hệ thống sẽ tiến hành đánh giá năng xuất sử dụng thời gian trong một ngày của người dùng. Từ đó, ta có thể thiết lập mục tiêu và theo dõi tiến độ của mình, khi sử dụng thời gian vượt quá thời gian mục tiêu dành cho một ứng dụng hoặc không đạt mục tiêu thời gian đề ra, ứng dụng sẽ gửi thông báo nhắc nhở.

RescueTime tiến hành phân loại các hoạt động thành các danh sách việc làm như công việc, giải trí, mạng xã hội,...

Sau những đo lường và đánh giá, cuối cùng, ứng dụng sẽ cung cấp cho người dùng một bảng báo cáo và phân tích chi tiết. Người dùng có thể lựa chọn xem dưới các dạng như biểu đồ, báo cáo hàng ngày, tuần hay tháng.

Forest

Forest là ứng dụng hữu ích giúp người dùng tập trung vào công việc và tránh sự sao nhãng từ các hoạt động hoặc các thiết bị. 

Với tính năng cho phép trồng cây “ảo” trong quá trình tập trung làm việc hay học tập, khi bắt đầu một phiên tập trung, người dùng tiến hành chọn một loại cây và thiết lập thời gian mong muốn. Trong thời gian đó, cây sẽ phát triển từ hạt giống cho đến cây trưởng thành. Nếu chúng ta lựa chọn “từ bỏ” hoặc rời khỏi ứng dụng trong quá trình phiên tập trung diễn ra, cây sẽ bị chết và trở thành cây khô.

Sau mỗi phiên tập trung thành công, người dùng sẽ tích lũy được một cây, từ đó xây nên một khu rừng rộng lớn. 

Ứng dụng cũng cung cấp nhiều loại cây khác nhau, người dùng có thể lựa chọn theo sở thích để tạo nên một khu rừng trong mơ. Từ đó, người sử dụng ứng dụng cũng có động lực hơn để tập trung làm một việc gì đó, góp phần tăng hiệu quả và năng xuất một cách đáng kể.

Bộ sưu tập cây mà người dùng gặt hái được sau những khoảng thời gian tập trung và làm việc chăm chỉ.

Không chỉ trồng cây để tập trung, taccòn có thể chia sẻ những thành tựu mà bản thân đạt được như “bạn đã tập trung 7 ngày liên tục” hoặc “bạn nằm trong top 100 người có thời gian tập trung cao nhất”,... lên những nền tảng mạng xã hội như Facebook, Zalo hay Instagram, từ đó, tạo nên sự tương tác và động viên lẫn nhau giữa người dùng và cộng đồng. 

Tag: Quản lý thời gian Tập trung Kỹ luật Notion Trello Google Calendar RescueTime Forest