Thời gian trôi nhanh

Không phải ngẫu nhiên mà có nhiều phép ẩn dụ cho việc thời gian trôi qua hay trượt đi - chúng ta thường gặp khó khăn trong việc kiểm soát nó. Điều này, tất nhiên, trừ khi chúng ta nỗ lực để nhận thức về sự trôi qua của thời gian và cách chúng ta có thể sử dụng nó để làm lợi thế cho mình.

Cách bạn sử dụng thời gian có lẽ là cuộc đấu tranh quan trọng nhất - và thách thức nhất - mà bạn sẽ phải đối mặt trong hành trình trở thành một người có năng suất thực sự. Khi bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng và dành đủ thời gian cho những ưu tiên của mình, bạn sẽ tiến bộ nhanh hơn nhiều so với khi bạn chỉ bước vào mỗi ngày mà không có kế hoạch.

Hãy nghĩ về thời gian như vũ khí năng suất lớn nhất của bạn - như một tia laser có thể đốt cháy bạn nếu bạn không chú ý đến nó, nhưng khi tập trung vào một hoặc hai việc, nó có thể giúp bạn hoàn thành chúng nhanh chóng và hiệu quả.

6 cách để lập kế hoạch cho tuần của bạn một cách hiệu quả

Chúng ta đều cần giúp đỡ từ thời gian này đến thời gian khác, đặc biệt là khi nói đến việc lập kế hoạch, không phải là kỹ năng mà nhiều người trong chúng ta sinh ra đã có hoặc thậm chí được dạy. Sáu kỹ thuật quản lý thời gian sau đây có thể cung cấp cho bạn lợi thế mỗi khi bạn cần thêm cấu trúc cho các ngày và tuần của mình:

1. Xem lại trước tuần

Một trong những bài tập tốt nhất bạn có thể làm để lập kế hoạch trước là ngồi xuống và xem trước tuần tới. Lý tưởng nhất, bạn nên dành thời gian vào Chủ nhật để cân nhắc các ưu tiên chính của bạn cho tuần sắp tới.

Bạn cũng nên xem xét các sự kiện có thể làm gián đoạn cả tuần của bạn nếu bạn không rõ ràng lập bản đồ chúng.

Bạn có thể tưởng tượng các cuộc họp, sự kiện, và thậm chí các nghĩa vụ xã hội như mìn trong trò chơi Minesweeper cổ điển - bạn có thể tiến bộ, và rồi, đột nhiên, bạn chạm vào một trong những mìn này và nó làm nổ tung cả ngày của bạn.

Để tránh tác động của những sự kiện này, cách tốt nhất của bạn là tự cảnh báo trước. Bằng cách đó, bạn có thể lên lịch các công việc bạn cần hoàn thành xung quanh những gián đoạn tiềm ẩn này, để chúng không cản trở năng suất của bạn.

Khi bạn xem trước tuần tới, bạn cũng nên xem xét những điều bình thường. Điều này càng quan trọng hơn nếu bạn làm việc từ xa vì bạn sẽ biết cách bữa trưa vào Thứ Hai có thể dễ dàng lấn vào phiên làm việc buổi chiều của bạn.

Lập kế hoạch mỗi ngày như thể bạn đang ở trong quân đội; theo cách đó, bộ não của bạn sẽ khó khăn hơn để thuyết phục bạn dành ‘chỉ năm phút nữa’ để không làm gì khi bạn có công việc cần làm.

2. Xem lại mục tiêu của bạn

Cũng hữu ích như việc xem trước những gì sắp tới, việc xem lại những gì đã xảy ra trước đó và các mục tiêu chính hàng tuần của bạn cũng vô cùng hữu ích.

Khi bạn rõ ràng đặt ra mục tiêu của mình và viết chúng ra, chúng có thể đóng vai trò như ngôi sao Bắc đẩu hướng dẫn tất cả hành động của bạn đi đúng hướng. Nếu không có gì khác, việc có mục tiêu rõ ràng sẽ ngăn bạn không rơi vào tình trạng trì hoãn quá thường xuyên.

Ví dụ, khi đối mặt với tình huống dành thêm 20 phút để xem video trên YouTube hoặc làm việc trên một dự án quan trọng, việc nhớ lại các mục tiêu bạn đã viết ra có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất cho các mục tiêu dài hạn của mình.

Rất dễ rơi vào cạm bẫy của sự hài lòng ngay lập tức ngày nay, đặc biệt là khi nhiều thiết bị yêu cầu sự chú ý của chúng ta, nhưng có một tầm nhìn dài hạn với các mục tiêu ý nghĩa sẽ giúp bạn chống lại những cám dỗ có thể dẫn bạn đi lạc hết lần này đến lần khác.

3. Tìm một hệ thống quản lý thời gian

Như nhà tiên phong về năng suất James Clear nói: ‘Mục tiêu là tốt để thiết lập hướng đi, nhưng hệ thống là tốt nhất để tiến bộ.’

Với điều đó trong tâm trí, một khi bạn đã viết ra các mục tiêu quan trọng nhất của mình và nội tâm hóa chúng, đã đến lúc thực hiện một hệ thống quản lý thời gian. Một hệ thống quản lý thời gian sẽ giúp bạn tiếp tục đưa ra quyết định đúng đắn về cách bạn sử dụng thời gian mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng.

Vậy các lựa chọn của bạn là gì?

Thẳng thắn mà nói, có hàng chục hệ thống quản lý thời gian hiệu quả ngoài kia. Dưới đây là một số yêu thích của chúng tôi:

Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là một kỹ thuật đơn giản để làm việc trong những khoảng thời gian nhỏ, để bạn có thể cải thiện hiệu suất công việc trên các nhiệm vụ và dự án. Thường thì, nó sẽ liên quan đến một chiếc đồng hồ hình quả cà chua và các khoảng thời gian 25 phút trong đó bạn sẽ làm việc chăm chỉ vào một nhiệm vụ cụ thể, trước khi nghỉ ngơi cơ thể và tâm trí trong 5 phút.

Chìa khóa của phương pháp này là những khoảng nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc, giúp bạn tránh bị kiệt sức và tiếp cận mỗi phiên với sự hăng hái mới.

Hoàn thành công việc (Getting Things Done)

Hoàn thành công việc (GTD) là một hệ thống quản lý thời gian toàn diện do David Allen tiên phong. Sẽ rất khó để trình bày đầy đủ mọi chi tiết ở đây, nhưng chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn phiên bản rút gọn.

GTD là một hệ thống năm bước để lấy lại quyền kiểm soát thời gian của bạn và tổ chức tất cả các hoạt động và sự kiện trong cuộc sống của bạn. Nó trông như thế này:

Thu thập (Capture): Ghi lại mọi thứ xuất hiện trong đầu bạn - nhiệm vụ, sự kiện, ý tưởng, khuyến nghị sách, v.v.
Làm rõ (Clarify): Làm rõ mọi thứ bạn đã ghi lại thành các bước hành động cụ thể.
Tổ chức (Organize): Sắp xếp các mục đã làm rõ vào các danh sách và hệ thống phù hợp.
Phản chiếu (Reflect): Đánh giá thường xuyên các hệ thống và tiến độ của bạn.
Thực hiện (Engage): Tập trung vào các nhiệm vụ và dự án hiện tại.

4. Sử dụng một cuốn sổ kế hoạch

Đằng sau mọi hệ thống quản lý thời gian hiệu quả là một bộ sưu tập các công cụ năng suất được lựa chọn cẩn thận - có thể là vật dụng vật lý hoặc sản phẩm kỹ thuật số. Một công cụ như vậy cho quản lý thời gian là cuốn sổ kế hoạch giản dị.

Sổ kế hoạch có nhiều hình dạng và kích thước khác nhau, vì vậy điều quan trọng nhất là tìm ra loại phù hợp với bạn. Một số người thích một cuốn sổ kế hoạch nhỏ bỏ túi để ghi chép ý tưởng khi đang đi cà phê, trong khi những người khác thích một cuốn sổ kế hoạch lớn để ghi lại mọi thứ.

Sổ kế hoạch là một trong những cách tốt nhất để triển khai hệ thống quản lý thời gian của bạn, xem trước tuần và viết ra các mục tiêu của bạn. Đó là lúc phương pháp phân chia thời gian có thể hữu ích.

Với việc phân chia thời gian, bạn có thể trở nên sáng tạo và vạch ra chính xác những gì bạn muốn cho tuần tới. Trong hệ thống này, điều quan trọng là xem xét từng phút trong ngày, bao gồm cả thời gian rảnh và giờ ăn.

5. Xác định ưu tiên

Nếu không có ưu tiên, bạn có thể thành công trong việc áp dụng tất cả các mẹo trước đó và vẫn không hoàn thành được nhiều hơn những gì bạn đang làm hiện tại.

Tại sao?

Bởi vì bạn sẽ dành một phần lớn thời gian của mình cho các hoạt động tầm thường hoặc các nhiệm vụ mà bạn cho là quan trọng, nhưng có thể hoàn thành sau.

Mục tiêu của việc xác định ưu tiên là xác định các nhiệm vụ hoặc dự án lớn nhất trong danh sách công việc của bạn. Bạn có thể tìm thấy chúng bằng cách suy nghĩ về mọi nhiệm vụ hoặc dự án và xác định những nhiệm vụ nào nhạy cảm về thời gian nhất, khẩn cấp nhất và có khả năng gây căng thẳng nhất nếu bạn trì hoãn.

6. Lên lịch thời gian thư giãn

Cuối cùng, cũng quan trọng như xác định những ưu tiên lớn nhất của bạn, bạn cũng cần xác định những gì bạn muốn làm với thời gian rảnh của mình.

Điều này có vẻ kỳ lạ, nhưng hãy tin chúng tôi, nó sẽ đáng giá.

Khi bạn dành thời gian để lên lịch và lập kế hoạch cho thời gian rảnh của mình, bạn thực sự có thể sử dụng nó theo cách bạn muốn. Ý của chúng tôi là dễ dàng hơn rất nhiều để cam kết đọc cuốn sách mà bạn đã định đọc nếu bạn có thời gian dành riêng cho nó.
Đây là một trong những lý do lớn nhất khiến bạn nghĩ rằng mình cần 'thêm thời gian' trong tuần. Đó là có thể vì khi những khoảng thời gian rảnh xuất hiện một cách kỳ diệu, bạn sử dụng chúng để cập nhật nguồn cấp dữ liệu trên mạng xã hội, xem TV hoặc nói chung là thư giãn.

Tất nhiên, không có gì sai với bất kỳ hoạt động nào trong số này, và chúng tôi khuyên bạn nên lên lịch cho những hoạt động này nếu chúng mang lại niềm vui cho bạn. Nhưng nếu bạn tự hỏi tại sao mình 'không bao giờ có thời gian' để hoàn thành dự án DIY*, đọc cuốn sách đó hoặc chơi thể thao với bạn bè, đó là bởi vì bạn không chủ động về cách bạn sử dụng thời gian rảnh của mình.

*"Do it yourself" (viết tắt là "DIY", tạm dịch: tự tay làm lấy) là việc xây dựng, sửa đổi, hoặc sửa chữa một cái gì đó mà không có sự trợ giúp trực tiếp của các thợ lành nghề hoặc chuyên gia.

Tag: kế hoạch tuần mới