Có một thời gian mình rơi vào trạng thái mệt mỏi, căng thẳng mỗi sớm thức dậy chỉ vì nghĩ đến công việc tại cơ quan. Những áp lực vô hình đôi lúc khiến mình muốn buông bỏ tất cả. Có quá nhiều thứ phải giải quyết, những công việc không tên cứ kéo tới, những cuộc hẹn bất ngờ với đối tác, những buổi họp khẩn chẳng đi đến đâu, những khiếu nại dồn dập của khách hàng và cả những việc vụn vặt xung quanh. Mọi thứ cứ bị đảo lộn lên khiến mình rơi vào tình trạng stress, dễ nóng nảy, bực bội dù rằng bản thân không muốn điều đó xảy ra chút nào.

May mắn, mình biết đến mô hình Eisenhower trong một cuốn sách và thử áp dụng nó. Hiệu quả thật bất ngờ, nó như một giải pháp cứu cánh kéo mình ra khỏi mớ bòng bong. Các công việc được sắp xếp theo một cách có hệ thống hơn và mình quản lý chúng một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower được tạo bởi Dwight D. Eisenhower là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Ông nổi tiếng với khả năng tổ chức toàn diện và năng suất cao. Dù bận rộn nhiều công việc nhưng ông vẫn có nhiều thời gian để dành cho những sở thích của mình. Để làm được điều này, ông đã đặt ra những nguyên tắc cho công việc và tối ưu nó, mà sau này được phát triển thành ma trận Eisenhower.

Bản chất của ma trận này là tập trung vào ưu tiên quản lý các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng, từ đó có cách tiếp cận và giải quyết công việc hiệu quả.

Để áp dụng phương pháp này, các công việc được chia làm 4 nhóm chính.

Hình ảnh minh họa (Internet)

Nhóm 1: Công việc quan trọng và khẩn cấp

Những công việc khẩn cấp yêu cầu phải xử lý ngay thường xuyên xảy ra trong cuộc sống của chúng ta. Ví dụ như bạn nhận được cuộc gọi của khách hàng với yêu cầu “Em ơi, giúp chị làm cái này, cái kia” hay tin nhắn của sếp “Làm ngay và nộp cho anh nhé, anh đang cần gấp”, thế là bạn phải lập tức bỏ dở việc đang làm và hoàn thành công việc kia trước. Hay có đôi khi đồng nghiệp đột nhiên nghỉ ốm và bạn phải ôm đồm luôn công việc của họ trong khi công việc của mình cũng chưa hoàn thiện xong.

Hình ảnh minh họa (Internet)

Nhóm công việc này ưu tiên phải làm ngay, cố gắng tập trung và hoàn thành nó sớm nhất có thể vì sự chậm chễ sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ và chất lượng công việc chung.

Hãy dành nhiều thời gian vào việc lên kế hoạch để lường trước những việc có thể xảy ra. Sự chủ động sẽ giúp chúng ta giảm thiểu rủi ro và đạt hiệu quả tốt hơn.

Nhóm 2: Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Những công việc của nhóm này quan trọng nhưng không yêu cầu chúng ta phải hoàn thành ngay lập tức. Có thể kể đến như học một ngôn ngữ mới hay một kỹ năng mới, lên kế hoạch cho tương lai, đi khám sức khoẻ định kỳ, phát triển sự nghiệp,…Những công việc này sẽ đem đến cho bạn nhiều lợi ích và giúp chúng ta đạt được những mục tiêu dài hạn. Đối với những công việc này, chúng ta cần có sự sắp xếp rõ ràng theo lịch trình, từng bước từng bước một tiến tới mục tiêu. Bạn cần lên kế hoạch thực hiện chúng để tránh bỏ sót hoặc lãng quên.

Nhóm 3: Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp

Một số công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp mà bạn có thể gặp trong cuộc sống như bạn cần đặt vé máy bay cho chuyến công tác vào ngày mai nhưng không có thời gian vì đang bận họp. Bạn phải chuyển tiền cho khách hàng nhưng lại ngại những thủ tục rắc rối, phiền hà, tốn thời gian di chuyển, chờ đợi. Với những trường hợp này, bạn có thể để lại làm sau hoặc giao lại nhiệm vụ, ủy quyền cho thư ký, cấp dưới của mình xử lý. Việc phân chia công việc và giao nhiệm vụ sẽ giúp bạn có nhiều thời gian để tập trung cho công việc quan trọng hơn.

Hay khi bạn nghe tin siêu thị sẽ hết hạn khuyến mãi vào ngày mai, nhưng bạn lại bận một công việc gì đó và không thể đi được,.... hãy nhờ sự trợ giúp của bạn cùng phòng hoặc người thân trong gia đình. Nếu rơi vào tình trạng quá bận rộn, đừng ngại ngần nhờ sự giúp đỡ của người khác.

Nhóm 4: Công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp

Hình ảnh minh họa (Internet)

Đây là nhóm công việc “làm cũng được, không làm cũng không sao” và nó sẽ không ảnh hưởng quá nhiều tới cuộc sống của bạn. Có thể kể đến như chơi game, lướt web, xem phim,…Đó thường là những thú vui giải trí nhưng nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho nó, bạn sẽ sa đà dễ bị cuốn theo và sao nhãng những việc khác.

Với nhóm này, bạn có thể xoá bỏ nó trong lịch trình hằng ngày của mình hoặc dành ít thời gian nhất có thể cho nó. Bạn hãy ấn định thời gian cho các hoạt động như chỉ lướt web 30 phút rồi đi ngủ, chỉ xem một tập phim ngắn vào buổi tối hằng ngày, chỉ chơi game trong khung giờ cho phép.

Làm cách nào để tối ưu hoá hiệu quả của ma trận Eisenhower?

“Điều quan trọng không phải là ưu tiên những gì trong lịch trình của bạn, mà là sắp xếp những ưu tiên của bạn” - Stephen Covey.

Chính vì vậy hãy tập cho mình thói quen phân loại và sắp xếp các công việc theo từng ngày, từng tuần, từng tháng. Điều đó sẽ giúp bạn có một hệ thống rõ ràng và mạch lạc để không bỏ sót một công việc quan trọng nào. Hãy luôn đặt cho mình câu hỏi “Liệu công việc đó có thực sự quan trọng với mình?”, “Nó có khẩn cấp mình phải làm ngay?”. Trả lời những câu hỏi đó sẽ là chìa khóa giúp bạn biết được những ưu tiên dựa trên việc xác định những gì quan trọng nhất với bạn và theo đúng mục tiêu, định hướng mà bạn đặt ra.

Hình ảnh minh họa (Internet)

Hãy thường xuyên nhìn lại và đánh giá hiệu quả của công việc. Viết xuống những điều bạn đã làm được và những điều bạn chưa làm được, mục tiêu nào đã hoàn thành và mục tiêu nào chưa. Điều này sẽ giúp bạn nhìn nhận chính xác hơn quá trình thực hiện của mình để từ đó có những bước điều chỉnh và tập trung nguồn lực, quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Việc phân loại các công việc và thực hiện nó theo quy tắc thật không hề dễ dàng chút nào. Bởi lẽ sẽ luôn có những cám dỗ, thu hút sự chú ý khiến bạn sao nhãng và làm lãng phí thời gian của chính mình. Vì thế, để đạt được hiệu quả, đòi hỏi bạn cần có sự kiên trì, nhẫn nại và nghiêm khắc với bản thân. Điều quan trọng là bạn hãy dành nhiều thời gian để tập trung cho công việc, hạn chế trì hoãn. Bên cạnh đó, đừng quên sắp xếp thời gian cho các hoạt động hằng ngày để cân bằng cuộc sống, giúp chúng ta thư giãn và thoải mái hơn.

Tag: quản lý thời gian ma trận Eisenhower