Trong dịch Covid-19, hình thức làm việc tại nhà gia tăng đột biến, đem đến nhiều cơ hội cho các công ty khởi nghiệp như Slack, Zoom và cả những người khổng lồ như Microsoft và Google khi cung cấp các công cụ họp trực tuyến miễn phí. Các công ty này hi vọng những “khách hàng” trong đại dịch sẽ tiếp tục thói quen này ngay cả khi đại dịch kết thúc. 
Nhiều công ty đã và đang phải đặt ra câu hỏi liệu nhân viên của mình có cần quay lại văn phòng khi đại dịch qua đi hay không? Vì xem ra họ không có lý do gì phải làm vậy. 
Chính các công ty công nghệ lớn đã đi tiên phong trong việc cho phép nhân viên làm việc từ xa, họ xây dựng sẵn các nhóm chat online, cho phép truy cập vào các công cụ làm việc qua mạng. Kết quả là rất nhiều công việc trí não có thể được làm ngoài văn phòng. 

Văn phòng làm việc tại nhà. Nguồn: Money Crashes

Tại Seattle, một ổ dịch lớn sớm được phát hiện tại Mỹ, các công ty như Amazon, LinkedIn, Microsoft và Google đã khuyến cáo nhân viên không đi làm ngay từ cuối tháng 2. Khoảng đầu tháng 3, Twitter cũng “đặc biệt khuyến cáo” nhân viên trên toàn thế giới ngừng tới văn phòng. 
“Chúng tôi hiểu rằng đây là những nghị quyết chưa từng có tiền lệ, nhưng sự kiện lần này cũng vậy, đây là một sự kiện chưa từng có”. Tổng giám đốc Nhân sự của Twitter, Jennifer Christie đã gửi một thông điệp tới nhân viên. Christie hứa sẽ hoàn trả lại cho nhân viên, gồm cả nhân viên thời vụ, những chi phí họ đã phải bỏ ra để xây dựng văn phòng tại nhà. Chi phí này bao gồm tiền mua phần cứng máy tính, bàn và cả ghế xoay văn phòng. Ông phát biểu: “Trên thực tế, làm việc tại nhà không thay đổi bản chất và khối lượng công việc. Bạn vẫn sẽ làm cùng một công việc đó, chỉ là ở một nơi không phải văn phòng mà thôi”. 
Tuy nhiên, chính sách hoàn trả này khiến nhiều nhân viên thắc mắc liệu làm việc tại nhà có thể kéo dài ngay cả khi dịch bệnh qua đi hay không? Vì nếu công ty đã đầu tư cho nhân viên xây dựng văn phòng tại nhà, có lẽ việc chấp thuận cho nhân viên làm việc tại nhà sau mùa dịch sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nhất là khi các khoản đầu tư này không thể hoàn vốn chỉ trong vài tháng mùa dịch mà có thể phải mất đến hàng năm trời. 
“Tôi đã không mường tượng được cuộc cách mạng về cách giao việc cho nhân viên lại diễn ra trong hoàn cảnh như thế này”, Matt Mullenweg, Giám đốc điều hành của WordPress và Tumblr nói. Công ty của Mullenweg đã tiến hành “khoán việc” cho nhân viên, ông dự đoán đại dịch lần này có thể là cơ hội cho sự thay đổi. Nhiều công ty cuối cùng cũng có cơ hội để cải cách và xây dựng văn hóa tạo điều kiện linh hoạt để nhân viên hoàn thành công việc.
“Nhờ đại dịch, hàng triệu người đang có cơ hội trải nghiệm những ngày tháng không phải di chuyển cả quãng đường dài đến văn phòng hay chịu áp lực từ sự giám sát tiến độ công việc gay gắt, thiếu linh hoạt trong môi trường làm việc công sở. Những lý do khiến họ không thể ở bên gia đình khi người thân bị ốm. Đây có thể là cơ hội hiếm có để cải tổ hoàn toàn về cách làm việc của chúng ta”, ông phát biểu. 
Đây chắc chắn là điều mà các công ty trong ngành công nghiệp hỗ trợ làm việc từ xa vẫn luôn chờ đợi. “Chúng tôi vẫn luôn sẵn sàng và chuẩn bị đầy đủ cho những tình huống như thế này”, người đại diện của Slack, phần mềm chat nổi tiếng, cho biết. “Đầu tiên và trước nhất, mối quan tâm lớn nhất của chúng tôi là dành cho các gia đình và công dân đang chịu ảnh hưởng từ virus Corona chủng mới”. 
“Hiện tại, chúng tôi đang tập trung vào việc giúp đỡ mọi người từ khắp nơi trên thế giới sao cho họ có thể thích ứng với sự chuyển đổi từ làm việc ở văn phòng sang làm việc từ xa, miễn phí. Ví dụ, chúng tôi đã tổ chức các buổi tư vấn miễn phí cho các công ty đang lần đầu tiên triển khai phương thức làm việc từ xa. Không chỉ các công ty lớn, hàng trăm hay hàng ngàn nhân viên, mà cả các công ty nhỏ chỉ với 5 nhân viên”.

Công cụ hội nghị video trực tuyến Google Meet được cung cấp miễn phí từ tháng 5/2020

Slack không phải công ty duy nhất, Microsoft đang phát triển công nghệ “sao lưu đám mây” và cung cấp miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ trong vòng 6 tháng tới. Google cũng phát triển công nghệ tương tự nhưng thu phí dựa trên doanh thu. Trong khi đó, ứng dụng họp trực tuyến Zoom đã nâng cấp thời gian sử dụng dịch vụ miễn phí, cho phép cuộc gọi kéo dài hơn 40 phút. 
Trong khi quá trình chuyển sang làm việc từ xa của nhiều công ty diễn ra khá thuận lợi, một số doanh nghiệp cũng gặp phải những khó khăn. Các hệ thống mạng nội bộ doanh nghiệp, vốn không được chuẩn bị cho việc có quá nhiều kết nối được thực hiện cùng lúc. Trong khi đó, các nhà cung cấp dịch vụ internet phải chịu nhiều áp lực khi buộc phải nâng cấp hệ thống cáp quang, cho phép nhiều người truy cập cùng lúc hơn để làm việc từ xa. 
Một vài vấn đề phức tạp hơn khi các công ty cung cấp dịch vụ kết nối mạng tại Anh lo ngại đường truyền mạng internet có thể tắc nghẽn do lượng sử dụng tăng đột biến. Mọi người ở nhà nhiều hơn, đặc biệt vào các buổi tối, lượng truy cập để xem phim trên Netflix hay chơi điện tử online cao gấp 10 lần ban ngày. 
Mối lo ngại được củng cố thêm bởi thực tế là lượng truy cập internet nói chung đã gia tăng đáng kể, theo số liệu của Cloudflare, công ty cung cấp cơ sở hạ tầng cho đường truyền băng thông internet. Giám đốc điều hành Matthew Prince của công ty này cho biết: “Khi mọi người làm việc tại nhà nhiều hơn, số người bị tắc nghẽn mạng tại các vùng dịch tăng lên trung bình khoảng 10%. Ở Ý, quốc gia áp dụng chính sách phong tỏa toàn quốc, số truy cập bị nghẽn mạng lên tới 30%. Thời gian truy cập internet của người dùng tại các vùng dịch cũng chuyển từ chiều tối sang ban ngày”. 
Chưa kể một vài rắc rối nhỏ khác như nhân viên của Facebook phát hiện ra mạng doanh nghiệp của họ bị chặn trên ứng dụng đặt đồ ăn mang về DoorDash. Lý do là toàn bộ nhân viên công ty đặt đồ ăn trên khắp Vùng Vịnh ở California từ cùng một địa chỉ IP, khiến những đơn đặt hàng hàng loạt này gây ra sự nghi ngờ từ phần mềm đặt hàng.
Công nghệ vẫn có những hạn chế, mặt khác thì, không phải ai cũng thích hợp làm việc tại nhà. “Tôi cũng từng làm việc 100% từ xa trước đây”, một nhân viên công ty công nghệ cho hay, “nhưng rồi cũng có những lúc, một người hướng nội cũng cần được giao tiếp xã hội”.

Những ứng dụng hỗ trợ làm việc từ xa

Slack

Giao diện Slack

Slack, công cụ quản lý công việc hoàn toàn miễn phí nhận được cả những lời khen và chê. Thay vì phải đăng ký tài khoản cho tất cả nhân viên trong công ty cùng một lúc, nó cho phép các nhóm làm việc và phòng ban sử dụng ngay lập tức ở cấp độ miễn phí, và sử dụng rộng rãi hơn nếu cần thiết. Nghĩa là những người làm việc tại nhà có thể ngay lập tức chat với đồng nghiệp qua mạng, tái thiết lập môi trường gặp gỡ trực tiếp tại công sở. Công nghệ này hướng tới thay thế việc trao đổi qua email, bằng các nhóm chat đại diện cho các phòng ban, để những người liên quan tiếp cận thông tin, thay vì những email mà chỉ một cá nhân đọc được. 
 

Trello

Giao diện Trello

Trong khi Slack giúp tái lập cảm giác tại văn phòng, nơi bạn có thể trao đổi với đồng nghiệp ngay khi cần thông qua ứng dụng chat, Trello cho người dùng cảm giác như đang làm trong giờ làm việc khi được giám sát bởi “sếp”. Phần mềm quản lý dự án này cho phép các đội nhóm sắp xếp và phân chia, kiểm tra tiến độ công việc trên diện rộng và xây dựng quy trình cho các công việc mang tính chất lặp lại. Ứng dụng này giúp các trưởng phòng không quên mất mình đã giao việc gì cho ai, tình huống rất dễ xảy ra chỉ sau 4 đến 5 ngày làm việc tại nhà. 
 

Zoom
Trong khi trên mạng đã tràn ngập các ứng dụng họp trực tuyến, Zoom vẫn gây ấn tượng tốt với nhiều người dùng khi khắc phục được những hạn chế và rắc rối trong quá trình sử dụng các phần mềm kiểu này. Trong nỗ lực chung tay vì cộng đồng giữa cơn khủng hoảng, ứng dụng đã nới lỏng giới hạn sử dụng cho những tài khoản miễn phí và hướng đến khả năng cho phép 1000 người dùng tham gia một cuộc họp trực tuyến, dù chưa rõ mục tiêu này có đạt được hay không.

Tuy vậy, công ty này đã gây ra những tranh cãi xoay quanh việc bảo mật thông tin cá nhân cho các khách hàng của Mac. Ứng dụng này cũng làm dấy lên nghi vấn về một tính năng tạo điều kiện cho các quản lý sử dụng Trí thông minh nhân tạo AI để kiểm tra xem nhân viên của mình có đang nhìn vào màn hình hay không. 
 

Tomates

Giao diện Tomates trên Mac

Tomates là một ứng dụng giá rẻ đơn giản trên nền tảng Mac giúp bạn quản lý thời gian theo phương pháp Pomodora. Đây là phương pháp được biết đến rộng rãi tại Mỹ, thời gian làm việc trong ngày sẽ được chia nhỏ để đảm bảo sự tập trung. Trong đó, cứ sau 20 phút làm việc, nhân viên nên có một quãng nghỉ 5 phút. Việc đảm bảo nhân viên có thời gian nghỉ ngơi hợp lý sau những giờ làm việc căng thẳng tại nhà cũng quan trọng như việc đảm bảo khả năng hoàn thành công việc của họ khi làm việc từ xa. 

(Theo The Guardian)

Tag: Ứng dụng công cụ hội nghị video họp trực tuyến làm việc tại nhà ở nhà làm việc công cụ họp trực tuyến dịch Covid-19