Những kỹ năng này cần thời gian để hình thành và sẽ khác nhau tùy từng người. Bạn cần phải tìm ra loại nào phù hợp nhất với mình. Hãy cùng phân tích các kỹ năng quản lý thời gian cốt lõi và cách phát triển chúng.

1. Lập kế hoạch

Không phải ngẫu nhiên mà bạn đạt được hiệu quả trong việc quản lý thời gian, nó cần có một kế hoạch chi tiết. Việc phát triển một chiến lược để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, sắp xếp trình tự, quản lý lịch trình, cuộc họp, dự án… có thể giúp bạn hiệu chỉnh tiến trình trong ngày và không lạc hướng.

2. Tạo danh sách ưu tiên

Hãy nghĩ về những gì cần làm và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất. Không nên gộp chung tất cả các nhiệm vụ vào một danh sách, thay vào đó hãy tạo danh sách cần làm dựa trên mức độ ưu tiên và tập trung vào đó. Điều này giúp thúc đẩy chúng ta có động lực hoàn thành công việc.

3. Dậy sớm

Sớm bắt đầu ngày mới để tận dụng tối đa thời gian trong ngày. Thức dậy, tập thể dục nhanh trước khi đi làm, và bạn sẽ có nhiều thời gian để suy nghĩ và lập kế hoạch cho một ngày. Buổi sáng sớm giúp bạn bình tĩnh, sáng tạo và tỉnh táo hơn, giúp bạn có đủ các yếu tố để làm việc hiệu quả hơn.

4. Chia nhỏ các nhiệm vụ

Tập trung vào điều bạn mong muốn nhất, sau đó xây dựng các mục tiêu nhỏ hơn từ nó. Gom tất cả các nhiệm vụ liên quan tới nhau thành các nhóm nhỏ để dễ quản lý và dễ giải quyết. Từ đó bạn có cái nhìn tốt hơn khi từng bước thực hiện quá trình đi tới mục tiêu.

5. Thực hành ra quyết định

Những gì chúng ta làm được trong 24 giờ của một ngày chính là điều tạo nên sự khác biệt thực sự đối với việc quản lý thời gian. Khả năng ra quyết định đúng đắn là một trong những kỹ năng hàng đầu, qua đó bạn biết ưu tiên và quyết định xem sẽ xử lý nhiệm vụ nào trước và nói không với nhiệm vụ nào.

6. Ủy thác nhiệm vụ

Ủy thác nhiệm vụ có nghĩa là phân công (lại) nhiệm vụ một cách hợp lý, đây cũng là một điều quan trọng. Giao công việc cho cấp dưới tùy thuộc vào khả năng của họ giúp các thành viên trong đội nhóm cảm thấy được coi trọng và có động lực. Bên cạnh đó, bằng cách ủy thác hoặc thuê ngoài khi có thể, bạn sẽ giúp bạn có thêm thời gian để thực hiện những nhiệm vụ khó khăn khác. Nhờ đó, bạn tiến nhanh hơn đến mục tiêu của mình.

7. Đặt mục tiêu SMART

Đặt mục tiêu có: Specific (Tính cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả năng thực hiện), Realistic (Tính thực tế), và Time-bound (Khung thời gian hợp lý). Hãy ghi rõ kết quả bạn muốn đạt được và phân bổ thời gian cần thiết để đạt được kết quả đó.

8. Đặt thời hạn (deadline)

Phải có một/các deadline có tính thực tế và tuân thủ chúng để hoàn thành. Hãy đặt deadline trước ngày đến hạn để tránh việc các nhiệm vụ khác gây cản trở.

Ảnh: Unsplash

9. Biết được khi nào bạn đang đi chệch hướng

Chúng ta có xu hướng trì hoãn khi bị sa lầy hoặc cảm thấy buồn chán, điều này làm giảm năng suất và lãng phí thời gian cũng như năng lượng. Chia nhỏ các nhiệm vụ khó khăn thành các hoạt động nhỏ hơn để duy trì sự tập trung và đi đúng hướng.

10. Học cách đặt ra ranh giới và nói "Không"

Thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn, để quản lý tài sản này tốt đồng nghĩa với việc sẵn sàng nói "Không" với những nhiệm vụ không phải là ưu tiên của bạn. Biết nói "Không" đúng lúc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để tập trung vào những việc quan trọng hơn, đặt ra ranh giới cho bản thân và biết lượng sức mình.

11. Giảm thiểu sự xao nhãng

Bất kỳ thứ gì khiến bạn mất tập trung - email, tin nhắn, mạng xã hội - đều có thể khiến bạn mất tập trung và làm việc kém hiệu quả. Loại bỏ những thứ gây xao nhãng này và dùng tốt thời gian của bạn để hoàn thành nhiều việc hơn.

12. Đối phó với căng thẳng một cách khôn ngoan

Căng thẳng gây ra bởi việc đảm nhận nhiều công việc hơn mức bình thường có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn. Quan trọng là bạn xác định được phương pháp nào hiệu quả nhất để phản ứng với sự căng thẳng, ví dụ như nghỉ ngơi một chút, tập thể dục, thiền, làm theo sở thích, gọi điện cho bạn bè hoặc nghe nhạc…

13. Dừng "đa nhiệm"

Khái niệm "đa nhiệm" nghĩa là làm nhiều việc cùng lúc. Nhưng các nghiên cứu đã chứng minh rằng thực tế nó làm giảm năng suất. Do đó, thay vì phân tán sự chú ý cho nhiều việc cùng lúc, hãy tập trung hoàn thành một nhiệm vụ và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Sự thay đổi nhỏ này có thể cải thiện kết quả công việc và giúp bạn cảm thấy bớt kiệt sức hơn!

14. Sử dụng Quy tắc 20 phút

Quy tắc 20 phút là một trong những kỹ năng quản lý thời gian thiết yếu nhất. Cài đặt một đồng hồ đếm ngược 20 phút trước khi bắt tay vào giải quyết một nhiệm vụ quan trọng, tập trung và cố gắng hoàn thành cho đến khi chuông kết thúc reo lên, bấy giờ hãy quyết định xem bạn sẽ tiếp tục hay dừng công việc. Lặp lại điều này cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ.

15. Nghỉ ngơi

Đôi khi, điều tốt nhất bạn nên làm là cho tâm trí mình nghỉ ngơi. Đây là cách tuyệt vời để não bạn có cơ hội thiết lập lại, giúp tăng cường sự tập trung và sáng tạo, đồng thời giúp giải quyết vấn đề tốt hơn.

16. Xây dựng một hệ thống thói quen và thực hiện nghiêm túc

Hãy thử các kỹ thuật khác nhau và tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn, kết hợp chúng lại thành một hệ thống hiệu quả. Thực hiện thường xuyên để đạt hiệu quả và tận dụng tối đa giá trị của nó.

Ảnh: Unsplash

Tổng kết

Những kỹ năng thực tế này có thể giúp tối ưu cuộc sống của bạn bởi vì bạn sẽ có thể tập trung và đạt được mục tiêu của mình trong thời gian ngắn hơn. Thường xuyên áp dụng các kỹ thuật này để lấy được tối đa giá trị từ chúng, xây dựng "mối quan hệ lành mạnh với thời gian" - chìa khóa cho cuộc sống thành công và trọn vẹn hơn.

Tag: ky nang quan ly thoi gian ky nang song ky nang quan ly cong viec