Ai cũng có 24 tiếng một ngày, nhưng có người thành công có người loay hoay bế tắc trong cả công việc và cuộc sống. Bí quyết của người thành công là biết tổ chức các nhiệm vụ và sử dụng thời gian một cách hiệu quả để hoàn thành nhiều việc mỗi ngày.

Bạn có thường xuyên cảm thấy căng thẳng với khối lượng lớn công việc? Đuổi theo thời gian để hoàn thành công việc có làm bạn mệt mỏi và chán nản? Quản lý thời gian là một kỹ năng cần có thời gian để luyện tập. Với mỗi người thời gian để luyện tập và thành thục kỹ năng này cũng khác nhau. 

Dưới đây là 10 cách bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và tăng năng suất:

Nghệ thuật ủy thác

Công việc quá nhiều thường dẫn đến căng thẳng và kiệt sức. Đừng quá ôm đồm, hì hục chạy theo deadline mà quên mất sức mạnh của làm việc nhóm. Làm việc nhóm không có nghĩa là phó thác công việc cho đồng nghiệp, chạy trốn trách nhiệm của mình. 

Ủy thác là một nghệ thuật trong làm việc nhóm. Hãy tin tưởng vào sức mạnh của tập thể, phân bổ thời gian, công việc theo năng lực, sở trường, tận dụng lợi thế của từng người trong nhóm giúp đẩy nhanh tiến độ công việc. Ủy thác công việc không chỉ đẩy nhanh hiệu suất hoàn thành công việc mà còn giúp bạn sắp xếp được hời gian để hoàn thành công việc khác cùng một lúc.

 Bảng xếp loại ưu tiên 

Trước khi bắt đầu ngày mới, hãy lập danh sách các nhiệm vụ và sắp xếp chúng theo thứ tự: việc quan trọng cần làm ngay, việc quan trọng, việc kém quan trọng, việc không quan trọng . Nhiệm vụ không quan trọng có thể tiêu tốn nhiều thời gian quý báu của bạn. Một số nhiệm vụ khẩn cấp cần được hoàn thành vào ngày hôm đó trong khi các nhiệm vụ không quan trọng khác có thể được chuyển sang ngày hôm sau.Tóm lại, hãy ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng của bạn để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Đây là một kỹ thuật hiệu quả để giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn. Dành 10 phút mỗi ngày để sắp xếp công việc ưu tiên giúp làm việc nhanh hơn 10 lần .

Lên lịch trình làm việc chi tiết

Mang theo một kế hoạch hoặc sổ ghi chép liệt kê tất cả các nhiệm vụ mà bạn nghĩ đến.

Lập danh sách 'Việc cần làm' đơn giản trước khi bắt đầu ngày mới, ưu tiên các nhiệm vụ và tập trung vào các yếu tố cần thiết . Hãy chắc chắn rằng những nhiệm vụ này có thể đạt được. 

Để quản lý tốt hơn các kỹ năng quản lý thời gian của bạn, bạn có thể nghĩ đến việc lập 3 danh sách: công việc, việc nhà và những việc cá nhân.

Thiết lập thời hạn

Hãy tuân thủ lịch trình đã đặt ra, xác lập thời gian cho từng việc cụ thể và bám sát nó để thực hiện. Cố gắng đặt thời hạn vài ngày trước khi thực hiện nhiệm vụ để bạn có thể hoàn thành tất cả những nhiệm vụ. 

Mỗi nhiệm vụ hoàn thành đúng thời hạn được coi như một lần chiến thắng bản thân. Bạn có thể tự thưởng cho mình mỗi lần vượt qua thử thách để tự khích lệ bản thân.

Khắc phục sự chần chừ

Thái độ chần chừ là một trong những điều ảnh hưởng xấu đến năng suất. Nó có thể dẫn đến lãng phí thời gian và năng lượng. Thái độ chần chừ có thể là một vấn đề lớn trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân.

Xử lý căng thẳng một cách khôn ngoan

Căng thẳng thường xảy ra khi chúng ta chấp nhận làm việc nhiều hơn khả năng của chúng ta. Kết quả là cơ thể chúng ta bắt đầu cảm thấy mệt mỏi có thể ảnh hưởng đến năng suất của chúng ta.

Tránh “đa nhiệm”

Hầu hết chúng ta nghĩ rằng đa nhiệm là một cách hiệu quả để hoàn thành công việc. Nhưng sự thật là chúng ta làm tốt hơn khi chúng ta tập trung vào một việc. Đa nhiệm làm giảm năng suất bởi vậy không nên làm nhiều việc một lúc để cải thiện kỹ thuật quản lý thời gian.

Bắt đầu sớm

Hầu hết những người thành công đều có một điểm chung - họ bắt đầu ngày mới sớm hơn. Thức dạy sớm cho họ thời gian để suy nghĩ và lên kế hoạch cho một ngày làm việc hiệu quả. Đây là lý do tại sao những người có năng suất luôn thức dậy sớm

Khi bạn dậy sớm, bạn sẽ bình tĩnh, sáng tạo và sáng suốt hơn. Vào cuối ngày,  mức năng lượng của bạn bắt đầu đi xuống và ảnh hưởng đến năng suất khiến bạn có thể không thực hiện tốt được công việc.

Nghỉ giải lao thường xuyên

Bất cứ khi nào bạn cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng, hãy nghỉ ngơi từ 10 đến 15 phút. Căng thẳng có thể gây tổn hại cho cơ thể và ảnh hưởng đến năng suất của bạn.

Sắp xếp thời gian nghỉ giúp bạn thư giãn và trở lại làm việc với nhiều năng lượng hơn. Đi dạo, nghe nhạc hoặc thực hiện một vài động tác thể dục đơn giản, dành thời gian cho gia đình, bạn bè… là những ý tưởng tốt để phục hồi năng lượng sau những giờ làm việc căng thẳng.

Học cách nói không

Nếu đang quá tải với công việc, hãy mạnh dạn từ chối các nhiệm vụ bổ sung. Hãy xem danh sách “việc cần làm” của bạn trước khi đồng ý đảm nhận công việc làm thêm.

Để quản lý thời gian tốt, tăng năng suất lao động bạn cần thực hành các kỹ năng trên hàng ngày, quan trọng nhất là lưu ý các nhiệm vụ ưu tiên và sắp xếp một cách hợp lý.

Tag: Quản lý thời gian Tăng năng suất Mẹo quản lý thời gian hiệu quả Học cách nói không