Cách để xử lí hiệu quả tất cả nhóm công việc của những người bận rộn

Lên kế hoạch công việc và tự đặt kỳ hạn

Nghiên cứu thử nghiệm của Tạp chí Nghiên cứu Người tiêu dùng đã cho ra kết quả rằng khi một người bị đột ngột thay đổi lịch trình công việc mà không báo trước, người này sẽ cảm thấy bản thân có ít thời gian để giải quyết hơn thực tế. Vì vậy mà khối lượng công việc được hoàn thành cũng sẽ không đảm bảo. Từ đó nói lên một điều rằng, khi công việc được lên lịch trình cụ thể và tuân theo đó sẽ giúp người bận rộn có thể chủ động được những gì mình cần làm. Do đó cũng dễ dàng theo sát hơn. Đây được xem là cách quản lý thời gian hiệu quả mà nhiều người áp dụng.

Bên cạnh đó, tự đặt kỳ hạn cho chính bản thân cũng giúp cho công việc được nhanh chóng giải quyết, góp phần tăng năng suất. Bởi con người thường có xu hướng bị áp lực khi đến gần kỳ hạn cho phép. Nhờ đó tạo nên động lực thúc đẩy, sớm hoàn thành, cũng như tránh trì hoãn.

Xác định đúng nhiệm vụ ưu tiên

Theo xu hướng công việc hiện nay, yêu cầu về khả năng làm việc đa nhiệm trở nên phổ biến. Một người cần giải quyết nhiều đầu công việc cùng một khoảng thời gian nhất định. Do vậy sẽ không thể tránh khỏi tình trạng xao nhãng hay loay hoay mãi không biết tập trung vào điểm nào. Các nghiên cứu cho rằng đây được xem là hành động kém khoa học. Vì vậy, để vẫn có thể đáp ứng được tính đa nhiệm, đồng thời kiểm soát công việc sao cho chuẩn, người bận rộn nên xác định rõ đâu là nhóm nhiệm vụ ưu tiên nhất. Từ đó giảm dần và giải quyết lần lượt theo cấp bậc quan trọng.

Một số trường hợp khác thường hay gặp là từ nguyên nhân lơ là do ảnh hưởng mạng xã hội, các tin nhắn, cuộc gọi không liên quan. Để có không gian xử lý công việc hiệu quả, bạn nên tạm ngưng tất cả các kết nối để tránh gây nhiễu.

Chia nhỏ nhằm duy trì sự tỉnh táo

Thông thường, khi làm việc liên tục trong một khoảng thời gian dài không ngừng nghỉ, bạn sẽ gặp phải tình trạng khó tập trung, kèm theo đó là mệt mỏi. Theo nghiên cứu, nguyên nhân của tình trạng này bắt nguồn từ việc hiệu suất làm việc của não bộ chúng ta tuân theo chu kỳ nhất định. Tính chu kỳ này được hiểu rằng cứ mỗi 90 phút hoạt động suy nghĩ, não bộ sẽ giảm dần hiệu suất. Từ đó đòi hỏi 20 phút cho việc nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng. Vì vậy, để trạng thái tỉnh táo được duy trì, bạn cần chia nhỏ các khoảng thời gian làm việc sao cho phù hợp với sức khoẻ chính mình.

Tránh “thôi miên” chính mình

Đây được xem là thói quen gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà ít người nghĩ đến nhất. Chúng ta thường có xu hướng căng thẳng và áp lực mỗi khi phải đối mặt quá nhiều nguồn công việc cùng lúc, không ngừng nghĩ đến việc bản thân đang quá bận rộn. Điều này thuộc về phạm trù tiềm thức của mỗi người, vô tình tạo áp lực cho chính mình mà không hay biết. Dẫn đến việc khiến cho não bộ nhận phải tín hiệu tiêu cực và thậm chí kiệt quệ dần theo những suy nghĩ đó.

Vì thế cần thay đổi thói quen này theo chiều hướng tích cực hơn, giữ tâm trạng bình tĩnh, kiểm soát suy nghĩ của chính mình. Điều này sẽ giúp não bộ trở nên thông thái, tỉnh táo, sáng suốt khi nhìn nhận các vấn đề công việc. Từ đó, mọi thứ trở nên trôi chảy và công việc của bạn cũng tăng hiệu quả và năng suất hơn.