Đi làm lâu mới hiểu, điều tạo nên khác biệt không chỉ nằm ở lý lẽ, mà còn ở cách chúng ta lựa chọn thời điểm, cách diễn đạt và sự tôn trọng dành cho người đối diện. Đôi khi, chỉ cần thay đổi một cách nói, kết quả của cả công việc lẫn mối quan hệ đồng nghiệp cũng sẽ khác đi rất nhiều.

Góp ý không phải để chứng minh mình đúng, mà để cùng nhau làm tốt hơn

Có một tình huống mà hầu như ai đi làm rồi cũng từng gặp. Bạn phát hiện đồng nghiệp gửi nhầm file cho khách hàng. Bạn biết nếu không sửa kịp, cả nhóm có thể phải xử lý hàng loạt việc phía sau: chỉnh lại báo giá, giải thích với khách, thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Bạn mở khung chat, gõ vài dòng rồi lại xóa.

• “Hay thôi, chắc không nghiêm trọng đến vậy…”
• “Lỡ họ nghĩ mình soi mói, thì sao?”
• “Lỡ từ nay làm việc với nhau ngại ngùng hơn?”

Đi làm mới hiểu, lúc khó nhất không phải là nhìn ra vấn đề, mà là tìm được cách để người khác sẵn lòng lắng nghe khi mình lên tiếng.

Không ít người từng nghĩ rằng góp ý chỉ cần đúng là đủ. Nhưng thực tế cho thấy, có những lời góp ý hoàn toàn hợp lý lại khiến người nghe cảm thấy mình bị đánh giá nhiều hơn là được hỗ trợ. Sai sót có thể được sửa, nhưng khoảng cách giữa những người cùng làm việc lại lớn hơn.

Có lẽ vì thế mà nhiều người đi làm lâu đều nhận ra một điều: góp ý không phải để chứng minh mình đúng, mà để cùng nhau làm tốt hơn. Khi mục tiêu thay đổi, cách diễn đạt cũng tự nhiên thay đổi theo.

Góp ý không phải để thắng một cuộc tranh luận, mà để cùng nhau làm tốt hơn (Nguồn: Pexels)

Thay vì nói: “Bạn làm sai rồi“. Có thể nói: “Mình nghĩ chỗ này nếu kiểm tra lại một chút thì sẽ chắc hơn“. Chỉ khác vài từ, nhưng cảm giác của người nhận hoàn toàn khác. Một bên là bị kết luận, một bên là được mời cùng nhìn lại vấn đề. Sau cùng, điều người khác nhớ không phải là bạn đúng đến đâu, mà là cảm giác họ mang theo sau cuộc trò chuyện.

Đúng lời thôi chưa đủ, đúng thời điểm mới tạo nên hiệu quả

Không ít cuộc góp ý trở nên căng thẳng không phải vì nội dung, mà vì được nói sai thời điểm. Chỉ ra lỗi của đồng nghiệp ngay giữa cuộc họp, nhắc nhở khi khách hàng vẫn đang có mặt hay góp ý trên nhóm chat đông người rất dễ khiến đối phương rơi vào trạng thái phòng thủ. Khi đó, họ bận bảo vệ thể diện của mình hơn là tập trung giải quyết vấn đề.

Không khó để bắt gặp cảnh một nhân viên mới bị nhắc vì sử dụng nhầm phiên bản tài liệu ngay trong buổi họp. Sai sót chỉ mất vài phút để chỉnh sửa, nhưng điều mọi người nhớ sau đó lại là sự lúng túng của người bị góp ý trước cả tập thể.

Nếu vấn đề chưa quá khẩn cấp, một cuộc trao đổi riêng thường mang lại hiệu quả hơn nhiều. Người nghe có không gian để giải thích, tiếp nhận và sửa sai mà không cảm thấy mình bị “bêu tên”.

Giữ thể diện cho đồng nghiệp không phải là né tránh vấn đề. Đó cũng là cách giữ gìn sự chuyên nghiệp và sự tôn trọng trong một tập thể.

Đừng biến một sai sót thành sự đánh giá về con người

Áp lực công việc đôi khi khiến chúng ta vô tình nói những câu dễ làm tổn thương người khác.

• “Bạn bất cẩn quá.”
• “Bạn cẩu thả thật.”

Thoạt nghe chỉ là một lời nhận xét, nhưng những câu nói ấy lại gắn một sai sót cụ thể với tính cách của người đối diện. Điều đó khiến họ dễ cảm thấy mình bị phán xét hơn là được góp ý. Trong khi đó, nếu tập trung vào sự việc, cuộc trò chuyện sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

• “File này đang thiếu một vài thông tin.”
• “Mình nghĩ chỗ này cần kiểm tra lại trước khi gửi.”

Khác biệt không nằm ở việc nói giảm nói tránh, mà ở chỗ chúng ta đang hướng sự chú ý vào vấn đề cần giải quyết thay vì quy kết con người.

Một môi trường làm việc tích cực không phải là nơi không ai mắc lỗi, mà là nơi mọi người có thể nhắc nhau để cùng sửa mà vẫn giữ được sự tôn trọng dành cho nhau.

Một lời góp ý tốt luôn đi kèm hướng giải quyết

Chỉ chỉ ra lỗi thôi chưa đủ. Những người được đồng nghiệp tin tưởng thường không dừng lại ở việc phát hiện vấn đề, mà còn chủ động đưa ra hướng xử lý. Thay vì nói: “Slide này khó hiểu“. Có thể gợi ý: “Nếu rút còn ba ý chính và thêm biểu đồ, khách sẽ dễ theo dõi hơn“.

Một góp ý đi kèm giải pháp giúp người nghe cảm nhận rằng bạn đang đồng hành cùng họ, chứ không chỉ đứng ngoài để chỉ ra sai sót. Đó cũng là khác biệt giữa người chỉ nhìn thấy vấn đề và người thực sự muốn giúp công việc tiến lên.

Biết góp ý là kỹ năng, biết đón nhận góp ý mới là bản lĩnh

Ở công sở, sẽ có lúc mỗi người là người góp ý, nhưng cũng sẽ có lúc trở thành người được góp ý. Phản ứng đầu tiên của nhiều người thường là giải thích vì deadline gấp hay thiếu thông tin. Thế nhưng, điều người góp ý mong muốn nhiều khi không phải là một lời biện minh, mà là cách để công việc được cải thiện ở những lần tiếp theo.

Tất nhiên, không phải mọi góp ý đều hoàn toàn chính xác. Nhưng nếu đủ bình tĩnh để lắng nghe, chọn lọc và nhìn vào điều mình có thể cải thiện, mỗi góp ý đều có thể trở thành một cơ hội để trưởng thành.

Bản lĩnh ở công sở không chỉ nằm ở cách góp ý, mà còn ở cách đón nhận những góp ý từ người khác (Nguồn: Pexels)

Có một tình huống rất đời thường. Một nhân viên mới phát hiện bảng báo giá có một số liệu chưa khớp với file gốc. Thay vì nói trước cả nhóm: “Anh nhập sai rồi“. Bạn ấy chỉ nhắn riêng: “Em đối chiếu với file gốc thì thấy dòng này hình như chưa khớp. Anh kiểm tra lại giúp em nhé. Nếu cần em hỗ trợ rà lại luôn“.

Chỉ thay đổi cách diễn đạt, không ai mất mặt, sai sót được sửa trong vài phút và chính người đồng nghiệp ấy còn cảm ơn vì được nhắc kịp thời. Đôi khi, sự tinh tế không bắt đầu từ những kỹ thuật giao tiếp phức tạp. Nó bắt đầu từ việc đặt mình vào vị trí của người đối diện và tự hỏi: Nếu là mình, mình sẽ muốn được góp ý theo cách nào?

Sự tinh tế khiến những điều khó nghe trở nên đáng trân trọng

Đi làm nhiều năm mới hiểu, điều khiến một người được đồng nghiệp tin tưởng không phải vì họ luôn nói những điều dễ nghe, mà vì họ biết nói những điều khó nghe bằng sự tôn trọng.

Một tập thể trưởng thành không phải là nơi không có sai sót, mà là nơi mọi người đủ tin nhau để góp ý và cùng tiến bộ (Nguồn: Pexels)

Một lời góp ý đúng cách có thể sửa một lỗi trong hôm nay. Quan trọng hơn, nó xây dựng niềm tin để mọi người sẵn sàng lắng nghe nhau trong những dự án sau này. Khi mục tiêu là cùng làm tốt hơn thay vì chứng minh ai đúng, những cuộc trao đổi vốn dễ khiến người khác phòng thủ có thể trở thành cơ hội để cả tập thể cùng trưởng thành.

Còn bạn, điều gì khiến một lời góp ý trở nên đáng nhớ: sự thẳng thắn hay sự tinh tế? Có lẽ mỗi trải nghiệm đều là một bài học giúp chúng ta ứng xử khéo léo hơn trong công việc.